Trei feluri de semnătură, trei puteri diferite

Regulile sunt în Legea 214/2024, care a înlocuit vechea lege din 2001, si în regulamentul european eIDAS.

Ai deja o semnătură gratuită si probabil nu stii

Buletinul electronic nou, cartea electronică de identitate, conține două certificate gratuite emise de MAI: unul de autentificare si unul de semnătură electronică avansată. Nu plătesti nimic în plus pentru ele.

Ce îți trebuie ca să o folosesti

• Un cititor de card, fie integrat în laptop, fie unul USB obisnuit.
• Aplicația IDPLUGMANAGER, gratuită, pentru Windows, macOS sau Linux.
• Două coduri PIN: unul de 4 cifre pentru autentificare, unul de 6 cifre pentru semnare. La 5 încercări gresite se blochează si se deblochează gratuit la evidența populației.

De unde o iei: Namirial

Semnătura electronică calificată o iei prin partenerul nostru, Namirial, furnizor calificat de servicii de încredere, aflat pe lista oficială a Uniunii Europene. Are aceeași valoare juridică precum semnătura olografă, la ONRC, ANAF, instanță și în contracte.

Ne scrii, îți spunem exact ce tip îți trebuie și te ghidăm pas cu pas până o folosești.

Token sau cloud, ce alegi

Cum o iei, pas cu pas

1. Comanzi online, pe site-ul furnizorului. Alegi durata, unu, doi sau trei ani. Pe mai mulți ani e vizibil mai ieftin pe an.
2. Te identifici. Ai trei variante: prin video, de acasă, cu buletinul în original în fața camerei; fizic, la sediul lor sau la un partener, certSIGN spune că are peste 400 de puncte prin bănci; sau cu o declarație autentificată la notar, la consulat, ori atestată de avocat.
3. Trimiți actele: copie după buletin, cererea lor semnată, dovada plății. Dacă certificatul menționează firma, si copie după certificatul de înregistrare.
4. Astepți. Cloudul e de regulă gata mai repede, că nu se livrează nimic fizic. Furnizorii afisează între o zi si cinci zile lucrătoare.
5. Îl pui în funcțiune. La token instalezi driverele si aplicația de semnare, primesti PIN si PUK separat, si schimbi PIN-ul implicit. La cloud îți faci cont si instalezi aplicația de pe telefon.

Dacă îl vrei pentru ANAF, mai e un pas

Nu e de ajuns să ai certificatul. Descarci de pe site-ul ANAF documentul de confirmare, îl semnezi digital, îl trimiți furnizorului să pună si el semnătura lui, apoi îl încarci înapoi la ANAF si completezi formularul 150. Abia atunci ai acces.

Capcanele care costă bani si nervi

• Dacă expiră, ai pierdut reînnoirea. Nu se prelungeste retroactiv. Trebuie să cumperi altul si să reiei identificarea de la zero. Furnizorii anunță cu 45 de zile înainte, dar pune-ți si tu o alarmă cu două luni înainte.
• Marca temporală nu e un moft. Documentele semnate rămân valabile si după ce certificatul expiră, dar dovada că le-ai semnat cât era valabil o face marca temporală. Fără ea, peste ani, e greu de demonstrat. La contractele de muncă legea o cere expres.
• Certificatul nu se dă la nimeni. Niciodată. E emis pe tine, cu CNP-ul tău. Nu îl dai contabilului, nu îl lasi succesorului în firmă. Dacă pleacă administratorul, firma rămâne fără acces si noul administrator îsi ia certificatul lui.
• Un singur certificat merge la mai multe firme. Nu îți trebuie câte unul pentru fiecare. Faci doar o înregistrare separată pentru fiecare CUI în SPV. Asa lucrează contabilii, cu un token si zeci de firme.
• Scanarea nu înseamnă nimic. O poză după un document semnat de mână e doar o copie. Si nici amestecul nu e bun: un contract în care unul semnează pe hârtie si celălalt electronic e o zonă de risc. Alege un singur fel pentru tot documentul.
• Semnătura nu e acelasi lucru cu sigiliul. Semnătura e a unui om. Sigiliul e al unei firme sau instituții. La e-Factura, sigiliul e al Ministerului Finanțelor, nu al tău — tu nu semnezi factura.

La ANAF, atenție la împuternicire

Dacă vrei ca altcineva, de obicei contabilul, să intre în SPV pe firma ta, ai nevoie de o împuternicire. Aici se blochează multă lume.

De ce se resping cel mai des dosarele

• Arhiva trimisă depăseste 5 MB.
• Unele PDF-uri din arhivă nu sunt semnate digital, doar unele.
• Adresa de e-mail din formular e alta decât cea din certificat. ANAF o cere obligatoriu pe cea din certificat.
• Lipseste actul care dovedeste că esti administrator sau împuternicit.

Ce urmează, ca să nu te grăbesti degeaba

Regulamentul european cere ca fiecare stat să pună la dispoziție un portofel digital până la finalul lui 2026, iar instituțiile publice să îl accepte de atunci. România lucrează la varianta ei. Regulamentul prevede semnare gratuită pentru persoane fizice, în scopuri neprofesionale.